営業時間やサービス内容、メニュー、施設の利用方法など、お客様へ伝える情報を更新したいとき、こんな経験はありませんか。

• ウェブサイトの「よくある質問」に項目を追加したい。
• 店頭の案内や利用ガイドに、新しいサービスについて載せたい。
• 伝える内容は決まっているのに、いざ文章にしようとすると手が止まってしまう。

お客様の目に触れる文章だと思うと、つい何度も書き直してしまいます。気づけば、わずか数行の案内を作るために30分。そんなふうに時間を使ってしまった方も、少なくないのではないでしょうか。

「文章を書く」以外にも、手間がたくさんある

大変なのは「文章を考えること」だけではありません。

書いた文章をウェブサイトに反映するには、更新用の画面を開いて文章を入力し、レイアウトが崩れていないか確認して、更新ボタンを押す。操作を間違えて表示が崩れてしまったらどうしよう、と不安を感じながら作業することもあります。

印刷物なら専用のソフトでデータを編集して印刷し、古いものを回収して新しいものへ差し替える必要があります。

しかも、ちょっとした変更のたびに、この作業を繰り返さなければなりません。

「文章を考える」と「ツールを使いこなす」。この二段構えのハードルがあるため、情報の更新はどうしても後回しになりがちです。

更新が後回しになると、古い案内が残ってしまう

情報の更新が後回しになると、ウェブサイトや案内資料に古い内容が残ってしまいます。

古い情報を見たお客様から問い合わせが入り、「実は、そのサービスは終了しておりまして……」とお詫びする。本当はもっと早く直したかったのに、文章を整えたり更新したりする時間が取れない。さまざまな現場で起こり得る悩みです。

NIGIWAIアシスタントなら、箇条書きでも登録できる

NIGIWAIアシスタントへ情報を追加するときは、お客様向けの完成された文章を用意する必要はありません。

管理画面の「メモ」に、伝えたい事実を箇条書きで直接入力できます。テキストファイルなどにまとめてアップロードする方法もあります。たとえば、次のような書き方で構いません。

• 土日・祝日の営業時間は10時から18時まで
• アレルギーについてはスタッフに相談してほしい
• 駐車場が満車の場合は、近隣の提携駐車場を案内する

スタッフ同士で共有するメモのような、素っ気ない箇条書きで十分です。NIGIWAIアシスタントは、登録された事実をもとに、お客様の質問に合わせてわかりやすく回答します。

「この言い回しで伝わるかな」と悩みながら、お客様向けの文章を一から作り込む必要はありません。まずは正しい情報を登録する。それだけで、NIGIWAIアシスタントからお客様へ案内できるようになります。

「うまく伝える」のはAIの仕事

これまで運営する側が抱えていた「きれいな文章にしなければ」という負担を、NIGIWAIアシスタントが軽くします。

運営者の役割は、営業時間やサービス内容などの正しい事実を登録すること。その情報を、お客様の質問に合わせた言葉で伝えるのはAIの役割です。この分担によって、情報登録は「身構える作業」から「気づいたときに追加できる作業」へ変わります。

情報を追加しやすくなれば、案内内容も新しい状態に保ちやすくなります。古い情報による行き違いや、同じ問い合わせへの対応を減らすことにもつながります。

文章を書くのが苦手でも、大丈夫。伝えたい事実を、まずはそのまま登録してみてください。

▼ サービス詳細・お問い合わせ
https://nigiwai-assistant.jp/