施設の情報を更新したいとき、こんな経験はありませんか。

ウェブサイトの「よくある質問」に一項目を足したい。部屋置きのガイドブックに、新しいサービスの案内を加えたい。そう思って書きはじめたものの、ペンが止まる。

この言い回しで、ちゃんと伝わるかな。
変な日本語になっていないだろうか。
もう少し丁寧な言葉にしたほうがいいかな。

お客様の目に触れる文章だと思うと、つい何度も書き直してしまう。気づけば、たった数行を直すのに30分。そんなふうに時間を溶かしてしまった方も、少なくないはずです。

「文章を書く」以外にも、手間はたくさんあった

しかも、大変なのは文章を考えることだけではありませんでした。

書いた文章をウェブサイトに反映するには、更新用のソフトを開いて、操作を思い出しながら入力して、レイアウトが崩れていないか確認して……。部屋置きガイドなら、専用のソフトでデータを編集して、印刷して、差し替えて。

しかも、ちょっとした変更のたびに、これをやらなければなりません。ガイドブックの変更点だけを小さな紙に印刷して、古い記述の上から貼り直す。見た目はよくないし、全館の客室を貼り替えて回るのは、それだけで大仕事です。

「文章を考える」と「ツールを使いこなす」。この二段構えのハードルがあるから、情報の更新はどうしても後回しになりがちでした。

後回しの果てに、起きていたこと

更新が後回しになると、何が起きるか。ウェブサイトも部屋置きガイドも、いつまでも古いままです。

古い情報を見たお客様から問い合わせが入って、「実は、そのサービスは終了しておりまして……」とお詫びする。本当はもっと早く直したかったのに、手間がかかりすぎて手が回らない。多くの施設が、このジレンマを抱えてきました。

NIGIWAIアシスタントなら、箇条書きを保存するだけ

NIGIWAIアシスタントの情報更新は、この常識をまるごとひっくり返します。

新しい情報を伝えたいときにやることは、「メモ」アプリなどでアップデート内容を箇条書きにして保存し、そのファイルをNIGIWAIアシスタントに渡すだけ。たとえば、こんな書き方で構いません。

• アレルギー対応メニューは、当日連絡だと対応できないことがあるので、受付に相談してほしい
• 大浴場は、奇数日は「○○の湯」が男性・「△△の湯」が女性。偶数日はその反対

お客様向けの整った文章にする必要はありません。スタッフ同士のメモのような、素っ気ない箇条書きで十分です。文章の体裁は、AIがきれいに整えてくれます。

「この言い回しで伝わるかな」と悩む時間も、更新用のソフトと格闘する時間も、もう必要ありません。事実を箇条書きで書いて、保存して、渡す。それだけで、施設の最新情報がお客様に届くようになります。

「うまく書く」のはAIの仕事

これまで施設の側が背負っていた「うまく書かなければ」というプレッシャーを、NIGIWAIアシスタントは肩代わりします。

施設の役割は、正しい事実を伝えること。それを、お客様にわかりやすい言葉で届けるのは、AIの役割。この分担ができたことで、情報更新は「身構える作業」から「思い立ったらすぐできる作業」に変わりました。

更新が手軽になれば、情報はいつも新しく保てます。古い案内でお客様を戸惑わせることも、貼り替えに追われることも、なくなっていきます。

書くのが苦手でも、大丈夫。うまく書くのは、AIにおまかせください。

▼ サービス詳細・お問い合わせ
https://nigiwai-assistant.jp/